Als Jobsuchender ist der Erhalt einer Absage nach einer Bewerbung frustrierend – gar keine Antwort zu erhalten ist jedoch für die Meisten noch ärgerlicher. Da Firmen nicht verpflichtet sind Absageschreiben zu senden, ist es daher auch teilweise verständlich, weshalb einige Personalverantwortliche das Thema ignorieren oder nicht wissen, wie man am besten damit umgeht. Jemandem zu antworten, der Zeit und Arbeit in eine Bewerbung gesteckt hat, spiegelt nicht nur einen respektvollen und freundlichen Umgang wider – eine höfliche Absage nach einer Bewerbung zeugt auch von Professionalität.
Außer des emotionalen Absageschreibens nach einer Bewerbung, kommt auch ein geschäftlicher Faktor hinzu. Mit Social Media Kanälen und Bewertungsplattformen wie Glassdoor und Kununu reflektiert jede Interaktion mit externen Parteien direkt zurück auf Ihr Unternehmen. Lesen Sie unseren Artikel “HR als Marketing-Instrument: Wie Sie eine starke Employer Brand aufbauen” um herauszufinden wie Sie dies nutzen können, um Ihre Arbeitgebermarke positiv beeinflussen zu können.
Bewerbern absagen – der richtigen Zeitpunkt zählt!
Da der Recruitingprozess aus weitaus mehr besteht, als nur dem Bewerbungsgespräch, ist es klar, dass Recruiter oftmals zeitlich sehr eingespannt sind. Wichtig ist es jedoch, dies auch den Bewerbern klar mitzuteilen. Es sollte ein sofortiges Feedback geben, welches direkt nach dem Erhalt der Bewerbung versendet wird. In diesem teilt man den Bewerbern bestenfalls mit, dass deren Bewerbung erhalten wurde, sie bereits in Bearbeitung ist und es einige Tage dauern kann, bis sie eine finale Antwort erhalten. Nachdem Sie einen Kandidaten überprüft oder interviewed haben, ist es wichtig zeitgerecht ein Urteil zu fällen und dieses auch zu kommunizieren. Im Zuge dessen ist es aber auch wichtig nicht zu schnell zu reagieren, denn viele Bewerber sind der Überzeugung, dass das Evaluieren einer Bewerbung einige Tage dauert. In der Realität wissen die meisten Personalmanager allerdings bereits nach 6 Sekunden bei einem Lebenslauf und nach 90 Sekunden des Interviews ob der Bewerber im Recruitingprozess einen Schritt weiter kommen wird.
Eine schnelle Absage zur Bewerbung kann von den Bewerbern als nicht ausreichende Evaluierung aufgefasst werden und das Gefühl vermitteln keine faire Chance gehabt zu haben.
Ist eine telefonische Absage nach dem Vorstellungsgespräch sinnvoll?
Je weiter man sich in den Recruitingprozess begibt, desto weniger Bewerber sind noch im Rennen. Anfangs sind schriftliche Absagen via E-Mail die effizienteste Wahl. Man hat einen geringen Zeitaufwand und kann den Bewerbern trotzdem wertvolles Feedback mit auf den Weg geben. Sobald ein Bewerber jedoch einen signifikanten Aufwand in Form von Zeit und / oder Energie in die Bewerbung investiert hat – zum Beispiel nach mehreren Bewerbungsgesprächen oder einem ausführlichen Assessment Center – sollte man überlegen ob ein kurzes Telefonat nicht die bessere Variante wäre. Ein kann dem Bewerber zeigen, dass er vom Unternehmen wertgeschätzt wird und kann somit nachhaltig dazu beitragen, die Arbeitgebermarke zu stärken. Sollten Sie sich jedoch dazu entscheiden den Bewerber anzurufen behalten Sie im Hinterkopf, dass die meisten Menschen schlechte Nachrichten im Job lieber schriftlich erhalten. Es ist Ihre Aufgabe als Arbeitgeber diesen Anruf zu leiten, dem Kandidaten qualitatives Feedback zugeben und diesen keinesfalls in eine unangenehme situation zu bringen.
Ist eine telefonische Absage nach dem Vorstellungsgespräch sinnvoll?
Je weiter man sich in den Recruitingprozess begibt, desto weniger Bewerber sind noch im Rennen. Anfangs sind schriftliche Absagen via E-Mail die effizienteste Wahl. Man hat einen geringen Zeitaufwand und kann den Bewerbern trotzdem wertvolles Feedback mit auf den Weg geben. Sobald ein Bewerber jedoch einen signifikanten Aufwand in Form von Zeit und / oder Energie in die Bewerbung investiert hat – zum Beispiel nach mehreren Bewerbungsgesprächen oder einem ausführlichen Assessment Center – sollte man überlegen ob ein kurzes Telefonat nicht die bessere Variante wäre. Ein kann dem Bewerber zeigen, dass er vom Unternehmen wertgeschätzt wird und kann somit nachhaltig dazu beitragen, die Arbeitgebermarke zu stärken. Sollten Sie sich jedoch dazu entscheiden den Bewerber anzurufen behalten Sie im Hinterkopf, dass die meisten Menschen schlechte Nachrichten im Job lieber schriftlich erhalten. Es ist Ihre Aufgabe als Arbeitgeber diesen Anruf zu leiten, dem Kandidaten qualitatives Feedback zugeben und diesen keinesfalls in eine unangenehme situation zu bringen.
Absage nach einer Bewerbung formulieren – so funktioniert es!
Achtung: Jede Absage ist besser als keine Absage! Abhängig davon, wie weit der Bewerber im Recruitingprozess bereits fortgeschritten ist, sollte ein Absageschreiben kürzer oder länger sein. Die meisten Experten empfehlen bei solchen Schreiben nicht zu sehr ins Detail zu gehen und – auch wenn wir dieser Aussage durchaus zustimmen – sind wir dennoch der Meinung, dass sie personalisierter sein sollten je weiter der Bewerber im Recruitingprozess fortgeschritten ist. Sie müssen im Absageschreiben nicht direkt ansprechen warum der Bewerber abgelehnt wurde um ihm das Gefühl zu geben dass seine / ihre Anstrengung und Zeit geschätzt werden. Denn meist geht es nicht darum was Sie sagen, sonder vielmehr darum wie Sie es sagen.
Höfliche Absage: Danken Sie den Kandidaten für ihre Bewerbung
Spätestens wenn ein Bewerber die Interviewphase des Bewerbungsprozesses erreicht, ist klar, dass er viel Zeit und Energie in die Bewerbung gesteckt hat. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Bewerber wissen dass Sie den Aufwand schätzen, den sie auf sich genommen haben, um sich auf eine Position in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Statt eines kurzen Standardtexte im Absageschreiben, wie zum Beispiel “Danke für Ihre Bewerbung auf unsere offene Stelle, aber...”, sprechen Sie den Bewerber vorzugsweise persönlich an: “Wir schätzen es sehr, dass Sie keine Zeit und Mühen gescheut haben, um sich bei uns zu bewerben. Danke, dass Sie unser Unternehmen als Arbeitgeber in Betracht gezogen haben.”
Kommunizieren Sie Ihre Entscheidung klar
Kommunizieren Sie die Absage der Bewerbung bevor Sie jegliche weitere Informationen ausführen. Machen Sie es kurz, klar und vermeiden Sie eine übermäßige Menge an negativen Worten wie “leider” oder “wir bedauern es sie darüber informieren zu müssen”. Stattdessen nutzen Sie starke und Aussagekräftige Formulierungen – “Nach genauer Überlegung haben wir entschieden”. Es ist wichtig dem Bewerber hier keine Hoffnungen zu machen, wenn Sie bereits wissen, dass es keine gibt.
Geben Sie im Absageschreiben konstruktives Feedback
Abhängig von der Stufe des Bewerbungsprozesses auf der sich der Bewerber gerade befindet, ist es eventuell angebracht, detaillierteres Feedback im Absageschreiben zu geben. Obwohl es, rechtlich gesehen, sicherer ist keine genauen Details zu den Ablehnungsgründen zu erwähnen – konstruktives Feedback wird Ihrem Absageschreiben echten Mehrwert schaffen, und dem Kandidaten bei der zukünftigen Jobsuche helfen. Zusätzlich sind sich viele Personalmanager einig, dass ihnen die intensive Beschäftigung mit den Gründen zur Ablehnung einer Bewerbung dabei geholfen hat, sich selbst klarer darüber zu werden, welche Anforderungen bei der offenen Position tatsächlich wichtig sind.
Um hierbei nicht in einen rechtlichen Konflikt zu geraten ist es wichtig sich bei der Absage einer Bewerbung konsequent an die Jobausschreibung zu halten. Hat der Kandidat nicht die geforderte Erfahrung oder benötigten Fähigkeiten? Oder hat er zu wenig Wissen in einem bestimmten Bereich? Halten Sie sich an die Formulierungen in der Jobbeschreibung um zu betonen, dass dies kein persönliches, sondern ein rein professionelles Feedback auf seine Bewerbung ist. Fühlen Sie sich nicht sicher dabei einem Bewerber Feedback zu den genauen Gründen der Ablehnung zu geben? Dann versuchen Sie Feedback zu deren Stärken zu finden. Worin war der Bewerber besonders gut? Wovon waren Sie vielleicht beeindruckt? Dieses Feedback hilft nicht nur den Bewerbern bei ihrer zukünftigen Jobsuche, es zeigt auch, dass Sie sich wirklich Gedanken gemacht und sich mit dem Kandidaten und seinen Fähigkeiten beschäftigt haben.
Beenden Sie das Absageschreiben positiv
Nach dem Erhalt einer Absage sind Bewerber natürlich enttäuscht. Wichtig ist jedoch, dass sie sich nicht irrelevant oder abgewertet fühlen. Beenden Sie das Absageschreiben mit einer positiven Nachricht, indem Sie dem Bewerber eine erfolgreiche Jobsuche und viel Glück in deren zukünftigen Berufsleben wünschen. Darüber hinaus kann auch MoBerries Ihnen dabei helfen, ein Absageschreiben positiv abzuschließen. Integrieren Sie hierzu einfach den MoBerries Weiterempfehlungslink, den Sie auf Ihrem Dashboard finden, in Ihr Absage-E-Mail-Template. Über diesen Link kann der Bewerber sich nun auf der MoBerries-Plattform als Kandidat registrieren und hat somit Zugriff auf viele weitere Jobmöglichkeiten unseres Netzwerks. Bieten Sie Ihren Bewerbern somit über das wertvolle Feedback hinaus auch weitere Chancen.
Rechtlicher Hintergrund zum Absageschreiben – DSGVO zum Thema Bewerberdaten
Der letzte und mitunter einer der wichtigsten Faktoren, ist der Datenschutz. Mit den immer zunehmenden Regulationen zum Datenschutz gibt es einiges was man beim Recruiting beachten muss – vor allem wenn man Bewerber ablehnt. Ein Unternehmen darf laut DSGVO die Bewerberdaten aufbewahren solange es diese bei einer Klage zur eigenen Verteidigung benötigen könnte. Zwei Monate nach Eingang der Bewerbung ist jedoch die Frist zur Klage aufgrund von Diskriminierung auf der Bewerberseite abgelaufen. Somit müssen zu diesem Zeitpunkt laut DSGVO alle Bewerberdaten gänzlich gelöscht werden. Sollten Sie für zukünftige Zwecke Bewerberdaten langfristiger speichern wollen, so ist das nur mit der eindeutigen Zustimmung des Kandidaten erlaubt.
Nutzen Sie Ihre Absageschreiben effizienter mit MoBerries
Nach einer Absage sind Bewerber natürlich enttäuscht. Wichtig ist jedoch, dass sie sich nicht irrelevant oder abgewertet fühlen. Beenden Sie das Absageschreiben mit einer positiven Nachricht, indem Sie dem Bewerber eine erfolgreiche Jobsuche und viel Glück in deren zukünftigen Berufsleben wünschen.
Darüber hinaus kann MoBerries Ihnen dabei helfen, ein Absageschreiben positiv für beide Seiten zu gestalten – mit MoBerries Monetarisierungs-Feature. Integrieren Sie hierzu einfach Ihren persönlichen Weiterempfehlung Link, den Sie in Ihrem MoBerries Dashboard finden, in Ihr Absage-E-Mail-Template. Über diesen Link kann der Bewerber sich nun auf der MoBerries-Plattform als Kandidat registrieren und hat somit Zugriff auf tausende weitere Stellenausschreibungen. Auf der anderen Seite erhalten Sie Credits im Falle einer erfolgreichen Vermittlung an ein anderes Unternehmen aus dem MoBerries Netzwerk und können dadurch Ihre zukünftigen Rekrutierungskosten dauerhaft senken. Außerdem können Sie Bewerbern Feedback geben, wie diese in Zukunft Ihr Profil und somit Ihre Chancen auf ihren Traumjob verbessern können.
Das Feedback von allen Unternehmen wird gesammelt und sobald mehr als fünf Unternehmen das selbe Feedback zu einem Bewerberprofil geben, wird dieses DSGVO-konform an den Kandidaten übermittelt, – natürlich vollkommen anonymisiert.
Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit über MoBerries direktes Feedback von Bewerbern zu erhalten, die sich gegen den Job bzw. das Unternehmen entschieden haben. Basierend darauf können Stellenausschreibung optimiert und das Employer Branding ausgebaut werden.
Melden Sie sich jetzt an und optimieren Sie Ihre Recruitingprozess anhand von direktem Feedback von Bewerbern.
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